会議は終わったけど、これから議事録をまとめないと……。録音はしてあるけど、聞き直すのが大変なんですよね。
わかります。会議中は話を聞くことに集中したいし、終わってから議事録を作るのも意外と時間がかかりますよね。
そんなふうに思っているかたも多いかと思います。
そんな方達の解決策の一つとして参考になればと思い更新しています。是非最後までご覧下さい！^^
会議が終わったら、すぐ次の仕事に進みたい
会議や打ち合わせが終わったあと、できればそのまま次の仕事へ進みたいですよね。
決まったことを整理して、関係者に共有する。
必要な作業を確認して、できるだけ早く動き出す。
そんなスムーズな流れが理想ではないでしょうか。
ところが、会議が終わったあとに待っているのが「議事録作成」です。
議事録を作るために、もう一度会議を聞き直していませんか？
会議中にメモを取っていても、あとから「あの話はどういう内容だったっけ？」となることがあります。
録音している場合は、音声を聞き直しながら内容を整理できますが、ここにも時間がかかります。
例えば1時間の会議なら、
「必要な部分だけ確認しよう」
と思って再生しても、実際には何度も停止したり、巻き戻したりすることがあります。
さらに、発言内容を文章にまとめ、誤字を直し、誰が何を話したのか整理するとなると、かなりの作業量になります。
会議そのものは終わっているのに、議事録を作るためにもう一度時間を使わなければならない。
ここが負担になっている方も少なくありません。
文字起こしを活用すれば、議事録作成がラクになります
そこで便利なのが、会議音声の文字起こしです。
録音した音声を文字に起こしておけば、音声を最初から最後まで何度も聞き直す必要がなくなります。
文章になっていれば、必要な部分を目で探すこともできます。
「あの話、どこで出てきたかな？」
と思ったときも、音声を延々と聞き続けるより、文章から探したほうが効率的です。
もちろん、文字起こしした文章をそのまま議事録として使うのではなく、必要な部分を整理して仕上げることは必要です。
それでも、ゼロから議事録を作るのと、文字起こしされた文章をもとに整理するのでは、負担が大きく変わります。
「議事録を作る時間」を減らせると、仕事の時間が増える
文字起こしの価値は、単に音声を文章に変えることではありません。
本当に大きいのは、これまで時間を取られていた作業を減らせることです。
会議後の時間を、
- 議事録作成
- 音声の聞き直し
- 発言内容の確認
だけに使うのではなく、次の仕事や資料作成、顧客対応などに使えるようになります。
忙しいときほど、こうした「細かいけれど時間のかかる作業」を減らすことが大切です。
会議の録音データが溜まっているなら、一度見直してみませんか？
「会議の録音はしているけど、文字起こしまで手が回らない」
「議事録作成に毎回時間がかかっている」
「録音データがどんどん溜まっている」
そんな状態なら、文字起こしサービスを利用するのも一つの方法です。
自分で音声を聞きながら文字を入力するのではなく、文字起こしを依頼して、できた文章をもとに議事録を整理する。
それだけでも、会議後の負担を減らせる可能性があります。
「会議が終わったのに、まだ仕事が終わらない」
そんな状況を少しでも減らすために、文字起こしを仕事の効率化に取り入れてみてはいかがでしょうか。
録音した音声を「あとでやろう」と放置するのではなく、必要な情報を文章にして、次の仕事へつなげていきましょう。
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